le Portail Utilisateur METACENTREX

Définition

CommPortal Web est un outil accessible via Internet sur l'adressehttps://portail.metacentrex.fr. Pour y accéder, l’utilisateur doit rentrer son numéro de téléphone ainsi que son mot de passe utilisateur (EAS). Cette interface lui permet de gérer sa téléphonie : journal d’appels, messagerie visuelle, import de contacts, présence et téléchargement d’application (Accession PC / Mobile et CommPortal Assistant).

Portail Web Utilisateur

L'ensemble de votre téléphonie est totalement administrable depuis votre portail utilisateur.

Afin d'y accéder, utiliser votre navigateur internet et renseigner l’URL suivante :

• https://portail.metacentrex.fr

Sur l’écran d’accueil, renseigner les identifiants communiqués par votre administrateur :
Numéro : votre numéro de ligne à 10 chiffres (votre SDA personnelle)
Mot de passe : votre mot de passe associé (en cas de perte, veuillez contacter votre administrateur).

Lors de votre toute première connexion, il vous est demandé de spécifier votre adresse email afin de pouvoir recevoir les liens de récupération de mots de passe oubliés ou être notifié de toute modification de mot de passe (étape obligatoire).

Après validation (bouton « Continuer »), une fenêtre de confirmation apparaît indiquant que vous avez reçu un email de confirmation.

Exemple d’un email de confirmation reçu

Une fois la connexion établie, vous accédez à la gestion de votre ligne MetaCentrex. Vous pouvez désormais gérer votre ligne comme vous le souhaitez et accéder à diverses informations vous concernant.

Le portail se décompose en plusieurs catégories :
Accueil
Messages et appels
Contacts
Groupes
Paramètres d'appel
Paramètres de message
Notifications
Rappels
Tableau de bord agent
Informations Personnelles
Sécurité
Support

Lorsque vous vous connectez à votre portail vous accédez en premier lieu sur la page du Gestionnaire d’appel (Accueil).

Accueil (ou Gestionnaire d’appels)

La page Accueil permet d'afficher et de configurer les paramètres de tous vos appels entrants.

Licence Simple / Full / Full Meeting / Full Conferencing et Groupement non avancé

Disponible / Ne Pas Déranger

Lorsque la ligne est disponible, par défaut votre téléphone / softphone associé à votre ligne MetaCentrex sonne lors d'un appel entrant.

En cliquant sur le bouton vert « Disponible pour les Appels », vous pouvez choisir de mettre votre ligne en « Ne Pas Déranger » (pensez à cliquer sur le boutonpour une bonne prise en compte de votre modification)

Par défaut les appels seront alors renvoyés vers la messagerie vocale. Si Renvoi sur occupation est activé, les appels seront alors transférés vers le Numéro de Renvoi sur occupation.

Vous pouvez définir une liste d’appelants prioritaires pour lesquels la règle Ne Pas Déranger ne s’appliquera pas. Il suffit de cocher la case « Permettreaux appelants prioritairesde vous joindre pendant que vous êtes en mode Ne Pas Déranger »

Puis de choisir parmi une liste d’appelants, définis manuellement (Liste) ou bien depuis vos contacts personnels (Contacts) ou bien depuis d’autres licences MetaCentrex (Extensions), en cliquant sur le texte souligné « aux appelants prioritaires »

Pour remettre votre ligne dans un état disponible, il suffit de cliquer de nouveau sur le bouton rouge « Ne Pas Déranger »

et de choisir « Disponible pour les appels » puis de cliquer sur le bouton.

Renvoi sur Non Réponse

Par défaut les appels sont renvoyés au bout de 60 secondes vers la messagerie vocale en cas de non réponse.

Le délai de renvoi vers la messagerie vocale peut être modifié par une valeur comprise entre 0 et 60 secondes. Une valeur de zéro indique que les appels sont immédiatement renvoyés au système de messagerie vocale.

Vous pouvez renvoyer les appels en cas de non réponse vers un autre téléphone en cliquant sur la case à cocher « Renvoyer vers un autre téléphone ». Vous devez définir le numéro de téléphone vers lequel seront renvoyés les appels en cliquant sur le texte souligné « un autre téléphone »

Le délai de renvoi vers la messagerie vocale peut être modifié par une valeur comprise entre 6 et 3600 secondes.

Renvoi sur Occupation

Par défaut les appels sont renvoyés vers la messagerie vocale en cas d’occupation.

Vous pouvez renvoyer les appels en cas de non réponse vers un autre téléphone en cliquant sur la case à cocher « Renvoyer vers un autre téléphone ». Vous devez définir le numéro de téléphone vers lequel seront renvoyés les appels en cliquant sur le texte souligné « un autre téléphone »

Attention, une ligne MetaCentrex étant capable par défaut de prendre 5 appels simultanés (dans la limite du nombre d’appels simultanés autorisés sur le compte client), celle-ci ne sera que très rarement dans un statut « Occupé ». Une ligne est considérée comme occupée si le nombre maximum d’appels simultanés autorisés est atteint.

Paramètres avancés

Vous pouvez activer certains paramètres avancés pour le traitement des appels entrants.

Renvoyer la sélection

Les appelants de la liste de renvoi seront transférés vers un autre téléphone.

En cliquant sur le texte souligné « liste de renvoi » vous pouvez choisir un ensemble de numéros, définis manuellement (Liste) ou bien depuis vos contacts personnels (Contacts) ou bien depuis d’autres licences MetaCentrex (Extensions), qui seront renvoyés vers un autre téléphone.

Vous définissez le numéro sur lequel renvoyer les appels en cliquant sur le texte souligné « autre téléphone »

Rejeter la sélection

Les appelants de la liste de rejet seront rejetés sans accéder à la boîte vocale

En cliquant sur le texte souligné « liste de rejet » vous pouvez choisir un ensemble de numéros, définis manuellement (Liste) ou bien depuis vos contacts personnels (Contacts) ou bien depuis d’autres licences MetaCentrex (Extensions), qui seront rejetés sans accéder à la boite vocale.

Sonnerie distincte

Les appelants de la liste de sonnerie distincte seront signalés avec une sonnerie différente.

En cliquant sur le texte souligné « liste de sonnerie distincte » vous pouvez choisir un ensemble de numéros, définis manuellement (Liste) ou bien depuis vos contacts personnels (Contacts) ou bien depuis d’autres licences MetaCentrex (Extensions), qui seront signalés avec une sonnerie différente.

Attention : le bon fonctionnement de cette option dépend du modèle de téléphone. Cette option peut ne pas fonctionner sur certains modèles de téléphones.

Renvoi sur indisponibilité

Si votre téléphone est indisponible, les appels seront renvoyés vers un autre téléphone.

Une ligne est considérée comme indisponible quand aucun téléphone ou softphone n’est connecté.

Par défaut, les appels émis vers un téléphone indisponible (déconnecté) sont renvoyés vers la messagerie vocale.

En activant cette option, vous pouvez indiquer un numéro de téléphone vers lequel renvoyer les appels en cas d’indisponibilité en cliquant sur le texte souligné « un autre téléphone ».

Appelants Anonymes

Les appels venant d'appelants anonymes seront rejetés sans être renvoyés vers la messagerie vocale

Licence Full Meeting Avancée et Groupement Avancé

Dans le cas d'une licenceFull Meeting Avancée ou d’un groupement avancé, la page d’accueil (gestionnaire d'appels) est différente. Celle-ci apporte beaucoup plus d’options comme l’ajout de règles spécifiques, une gestion horaire, et la modification du train de sonnerie (pré-décroché).

Sommaire

Cette page permet de définir comment l’appel entrant est traité avant renvoi sur non réponse ou occupation.

Vous pouvez donc décider de :

• Faire sonner votre téléphone
• Renvoyer vers un autre numéro (renvoi inconditionnel)
• Renvoyer vers la boîte vocale
• Utiliser des règles spécifiques créées préalablement
• Utiliser des règles spécifiques différentes en fonction de périodes horaires

Attention : sur ce type de licence, la fonctionnalité « Ne Pas Déranger » n’existe pas ! Être en Ne Pas Déranger sur ce type de licence correspond à l’utilisation d’une règle spécifique (voir ci-dessous). Cependant la touche Ne Pas Déranger (NPD) sur certains téléphones ne produira pas l’effet escompté. En effet, l’appui sur cette touche active (avec ce type de licence) l’option rejet d’appel.

Règles spécifiques

Vous pouvez à loisir créer autant de règles de filtrage afin de décider qui, comment et quand les appelants peuvent vous joindre

Pour cela il suffit de cliquer sur le lien «Configurer les Règles pour un contrôle plus avancé » ou de cliquer sur le menu « Règles » à droite de « Sommaire »

Cliquez ensuite sur « un exemple de règles »

Vous pouvez créer autant de Règles que vous désirez dans la Liste de Règles en cliquant sur le bouton

A chaque règle ajoutée,un scénario par défautest mis en place :Tous les appels arriveront sur votre téléphone en utilisant La sonnerie standard

Vous pouvez bien sûr modifier ce scénario en cliquant sur le bouton « modifier »

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs scénario(s) supplémentaire(s) à cette règle suivant l’origine de l’appel en cliquant sur le bouton « Ajouter une nouvelle règle »

Une fois toutes vos règles configurées, vous cliquez sur le bouton « Appliquer »

Vos règles sont alors disponibles pour pouvoir être utilisées comme bon vous semble dans le menu « Sommaire »

Vous pouvez aussi à ce moment là traiter l’appel selon le jour en appliquant des règles différentes suivant les périodes

Gestion Horaire

Vous pouvez à loisir créer jusqu’à 3 périodes horaires afin de pouvoir utiliser des règles spécifiques suivant les périodes

Pour cela il suffit de cliquer sur le lien «Planification hebdomadaire »ou de cliquer sur le menu « Horaire hebdomadaire » à droite du menu « Règles »

Vous pouvez soit partir d’un exemple d’emploi du temps que vous pouvez modifier librement, soit partir d’un emploi du temps vierge. Il est recommandé d’utiliser l’exemple d’emploi du temps pour plus de simplicité.

Vos périodes (3 maximum) sont représentées par des couleurs différentes. Vous pouvez bien sûr renommer ces périodes (si vous êtes parti d’un exemple d’emploi du temps) et modifier les horaires en fonction de vos besoins.

Pour remplir une période il faut d’abord en premier lieu sélectionner la période désirée dans la liste de gauche puis il suffit de cliquer (ou cliquer – glisser) sur les horaires désirés. Si vous désirez limiter vos horaires par tranche de 15 minutes, il suffit de cliquer sur le lien « Zoom avant »

Une cellule de couleur blanche ne correspond à aucune période. Mais nous pouvons définir un scénario pour cette fausse période. Si bien qu’au final vous pouvez avoir un total réel de 4 périodes maximum.

Une fois votre gestion horaire configurée, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Appliquer » puis de revenir dans le menu « Sommaire » et de cliquer sur « Traiter selon l’heure ou le jour »

Pour chaque période, vous devez choisir une Règle (créée préalablement) et ainsi définir le scénario d’appel entrant sur cette période. La période de couleur blanche correspond à : dans les autres cas.

Vous pouvez aussi sélectionner un ensemble de Jours Spéciaux en cliquant sur le lien « Jours Particuliers » ou en cliquant sur le menu « Jours Spéciaux » à droite du Menu « Horaire hebdomadaire »

Il vous suffit ensuite de cliquer sur une date du calendrier pour en faire un jour spécial, ou cliquer sur un jour spécial existant pour le rendre normal de nouveau. Vous pouvez aussi cliquer et glisser pour modifier plusieurs jours à la fois.

Vous avez la possibilité de charger automatiquement l’ensemble des jours fériés en France sur une année en cliquant sur le bouton « Ajouter les jours fériés »

Renvoi sur Non Réponse

Par défaut les appels sont renvoyés au bout de 45 secondes vers la messagerie vocale en cas de non réponse.

Le délai de renvoi peut être modifié par une valeur comprise entre 0 et 60 secondes. Pour modifier cette valeur il faut aller dans les paramètres de la messagerie en cliquant sur le bouton « Paramètres de Message » dans l’encart intitulé « Vos Services »

Vous pouvez renvoyer les appels en cas de non réponse vers un autre téléphone simplement en cochant la case associée et en indiquant le numéro de téléphone sur lequel vous comptez renvoyer les appels.

Vous pouvez rejeter les appels en cas de non réponse. Le message diffusé par le système ne peut être modifié.

Renvoi sur Occupation

Par défaut les appels sont renvoyés au bout de 45 secondes vers la messagerie vocale en cas d’occupation.

Le délai de renvoi peut être modifié par une valeur comprise entre 0 et 60 secondes. Pour modifier cette valeur il faut aller dans les paramètres de la messagerie en cliquant sur le bouton « Paramètres de Message » dans l’encart intitulé « Vos Services »

Vous pouvez renvoyer les appels en cas de d’occupation vers un autre téléphone simplement en cochant la case associée et en indiquant le numéro de téléphone sur lequel vous comptez renvoyer les appels.

Vous pouvez rejeter les appels en cas d’occupation. Le message diffusé par le système ne peut être modifié.

Attention, une ligne MetaCentrex étant capable par défaut de prendre 5 appels simultanés (dans la limite du nombre d’appels simultanés autorisés sur le compte client), celle-ci ne sera que très rarement dans un statut « Occupé ». Une ligne est considérée comme occupée si le nombre maximum d’appels simultanés autorisés est atteint.

- Gestion du prédécroché (sonnerie de retour personnalisée)

Vous pouvez modifier ce que les appelants entendent lorsqu’ils vous appellent avant que leur appel soit répondu.

Pour cela il suffit de cocher la case associée et de cliquer sur « enregistrer »

Vous pouvez soit enregistrer votre fichier audio via le micro de votre ordinateur en cliquant sur le bouton enregistrement

Soit télécharger sur votre licence un fichier audio présent sur votre disque dur.

Le fichier audio doit être au formatWAV 16Khz 16Bits Mono PCM

Messages et Appels

Répondeur

Cette page vous permet de consulter vos messages vocaux. Le total des nouveaux messages vocaux apparaît à la suite du titre « Messages et Appels » et de l’onglet « Répondeur ».

Vous pouvez écouter depuis votre ordinateur les messages vocaux en cliquant sur le bouton

Vous pouvez supprimer un message en cliquant sur la croixvisible devant chaque message.

Le boutonvous permet de :

• Répondre à ce message en enregistrant depuis votre ordinateur un nouveau message
• Marquer le message comme nouveau (non lu) si celui-ci a déjà été consulté
• Renvoyer le message par email (message en tant que pièce jointe du mail – fichier audio au format WAV)
• Renvoyer le message sur la boite vocale d’une autre licence

En cliquant sur le bouton, vous pouvez déposer un message, enregistré depuis votre ordinateur, directement dans la boite vocale d’une autre licence.

Vous pouvez faire en sorte que tous les messages vocaux soient automatiquement transférés sur votre adresse email ou plusieurs adresses emails simultanément (message vocal en pièce jointe – fichier audio au format WAV).

Pour cela, il faut aller dans les paramètres de la messagerie en cliquant sur le boutonà droite des sous menus ou sur le bouton « Paramètres de Message » dans l’encart intitulé « Vos Services » (disponible en revenant sur la page Accueil)

Dans l’onglet « Général », il vous suffit de cliquer sur le lien « Ajouter une adresse email » puis d’indiquer la ou les adresse(s) concernée(s).

Vous pouvez ainsi ajouter autant d’adresses emails que désiré. Ces adresses peuvent être utilisées pour recevoir les message vocaux et/ou les fax.

Par défaut, si cette option est activée, les messages vocaux et/ou les fax ne seront plus stockés sur le serveur MetaCentrex, si bien que la page « Messages et Appels » sera toujours vide, sauf si vous cochez l’option

Fax

Si vous avez souscrit à l’Option Fax Utilisateur ou si vous utilisez la licence Fax Entreprise, tout fax envoyé sur votre numéro de Fax MetaCentrex sera convertie en fichier PDF et sera stocké dans la page « Fax ».

Cette page vous permet de consulter vos fax. Le total des nouveaux fax apparait à la suite du titre « Messages et Appels » et de l’onglet « Fax ».

En cliquant sur l’iconevous pouvez consulter votre fax

En cliquant sur le numéro de l’expéditeur, vous pouvez :

• Rappeler ce numéro depuis votre ligne
• Rappeler ce numéro depuis une autre licence
• Ajouter ce numéro dans vos contacts personnels

Le boutonvous permet de :

• Marquer le fax comme nouveau (non lu) si celui-ci a déjà été consulté
• Renvoyer le fax par email (message en tant que pièce jointe du mail – fichier au format PDF)
• Renvoyer le fax sur une autre licence

Vous pouvez faire en sorte que tous les fax soient automatiquement transférés sur votre adresse email ou plusieurs adresses emails simultanément (fax en pièce jointe – fichier au format PDF).

Pour cela, il faut aller dans les paramètres de la messagerie en cliquant sur le boutonà droite des sous menus ou sur le bouton « Paramètres de Message » dans l’encart intitulé « Vos Services » (disponible en revenant sur la page Accueil)

Dans l’onglet « Général », il vous suffit de cliquer sur le lien « Ajouter une adresse email » puis d’indiquer la ou les adresse(s) concernée(s).

Vous pouvez ainsi ajouter autant d’adresses emails que désiré. Ces adresses peuvent être utilisées pour recevoir les message vocaux et/ou les fax.

Par défaut, si cette option est activée, les messages vocaux et/ou les fax ne seront plus stockés sur le serveur MetaCentrex, si bien que la page « Messages et Appels » sera toujours vide, sauf si vous cochez l’option

Historique des appels (Manqués / Sortant / Reçus / Rejetés)

Ces différentes pages montrent l’historique des appels manqués / sortant / reçus / rejetés sur les deux derniers mois.

Si un message vocal a été déposé à la suite d’un appel et que ce message existe toujours sur le serveur de messagerie, vous pouvez directement le consulter en cliquant sur le bouton

Si les appels correspondent à vos contacts personnels ou à une autre licence MetaCentrex, leur nom apparait à côté de leur numéro de téléphone. En cliquant sur le nom/numéro d'un appelant vous pouvez :

• Rappeler ce numéro depuis votre ligne
• Rappeler ce numéro depuis une autre ligne MetaCentrex
• Ajouter ce numéro à vos contacts personnels

Vous pouvez exporter (fichier CSV) l’ensemble des appels en cliquant sur le bouton « Exporter »

Message(s) supprimé(s)

Cette page vous permet de retrouver les messages vocaux et fax que vous auriez pu supprimer par inadvertance.

En cliquant sur le bouton(fax) ou(message vocal), vous pouvez les consulter de nouveau.

En cliquant sur le numéro de l’appelant, vous pouvez :

• Rappeler ce numéro depuis votre ligne
• Rappeler ce numéro depuis une autre licence
• Ajouter ce numéro dans vos contacts personnels

Le boutonvous permet de :

• Restaurer le message
• Supprimer définitivement le message du serveur

En cliquant sur le bouton « Tout supprimer définitivement », vous pouvez supprimer définitivement l’intégralité des messages présents en un clic.Attention, il n’y a pas de demande de confirmation.

Contacts

Cette page vous permet de gérer votreListe de Contacts.

Elle vous montre aussi vosExtensionsetCodes Abrégés.

Liste de Contacts

La liste de contacts vous permet de conserver les renseignements sur vos contacts téléphoniques. Ajouter vos contacts à cette liste facilite l'utilisation d'autres fonctionnalités. Par exemple :

1. Lorsque vous recevez un appel, si l'appelant est configuré dans votre liste de contacts, au lieu de voir son numéro de téléphone dans votre historique des appels, vous voyez son nom.
2. Lorsque vous configurez des services tels que le rejet des appelants, vous pouvez sélectionner des personnes de votre liste de contacts dont les appels seront rejetés plutôt que de le faire en entrant explicitement leur numéro de téléphone.

Chaque entrée de la liste de contacts peut contenir :

• prénom et nom
• surnom
• titre et organisation
• numéros de téléphone de domicile, professionnel, cellulaire, télécopieur et autres
• deux adresses de courriel
• une adresse SMS
• les adresses postales professionnelle et de domicile.

Lorsque des numéros multiples de téléphone sont configurés, un numéro peut être identifié comme le numéro principal (ou par défaut). De même, une des adresses de courriels peut être marquée comme principale.

Votre liste de contacts peut aussi contenir des groupes permettant de regrouper facilement des contacts individuels auxquels vous voulez vous référer en même temps. Les groupes peuvent aussi être nichés dans d'autres groupes.

En visualisant les détails d'un groupe, vous voyez quels contacts et quels groupes sont ses membres, et visualiser les détails d'un contact montre les groupes dont il fait partie.

L'interface de la liste de contacts consiste en deux colonnes :

1. Les colonnes descontacts et groupesqui listent vos contacts et groupes par ordre alphabétique
2. La colonnedétailsutilisée pour visualiser les détails d'une simple entrée de contact ou de groupe, pour ajouter de nouveaux contacts ou groupes ou pour modifier certains déjà existant.

Pour plus d'information, veuillez cliquer sur le menu contextuel d'Aidedisponible sur votre portail

Vous pouvez Importer des contacts (format CSV) et Exporter vos contacts personnels (format CSV).

Pour connaître le schéma de construction du fichier d’importation, il vous suffit de créer un contact et de l’exporter. Vous utilisez ensuite ce fichier CSV comme modèle pour réaliser votre fichier d’importation.

Extensions

Extensions vous permet de composer rapidement d'autres numéros MetaCentrex.

Vous pouvez faire la recherche en saisissant dans le champ de recherche au-dessus du tableau. La liste sera restreinte aux éléments qui correspondent, avec les champs de concordance en surbrillance.

Numéros Abrégés

Les Numéros Abrégés vous permettent de retrouver rapidement les numéros courts associés à des numéros longs externes.

Vous pouvez faire la recherche en saisissant dans le champ de recherche au-dessus du tableau. La liste sera restreinte aux éléments qui correspondent, avec les champs de concordance en surbrillance.

Groupes

Si vous faites partie d’un groupe, l’icône suivant est alors disponible dans l’encartVos Services(si vous êtes membre d’au moins un groupement)

La pastille sur l’icône indique le nombre de groupement dont vous êtes membre.

La page Groupes vous permet de lister l’ensemble des groupements dont vous êtes membre.

Pour chaque groupement, une icône vous indique votre statut de connexion

Il vous suffit alors de choisir le groupement concerné et de cliquer sur le lienSe connecterpour rendre votre statut actif (votre téléphone sonnera alors si on appelle le numéro du groupement), ou sur le lienDéconnexionpour rendre votre statut inactif (votre téléphone ne sonnera alors pas si on appelle le numéro du groupement).

Vous avez sur cette même page la visibilité de l’état de connexion des collaborateurs membres de ce groupement, de leur position dans le groupement, de leur numéro d’appel ainsi que leur Extension (numéro court interne).

Paramètres d’Appel

La page de paramétrage des appels est disponible dans l’encartVos Servicesen cliquant sur l’icône suivant

Général

Attention ! Ne pas tenir compte de la phrase « Le transfert d'appel n'est pas disponible car aucune extension opérateur n'a été configurée pour votre entreprise ». Vous pouvez tout à fait effectuer des transferts d’appels avec MetaCentrex. Ceci est un texte générique par défaut lorsque aucun code opérateur n’a été défini. Cependant sur MetaCentrex il n’y a pas de code opérateur.

• Appeler en numéro masqué : si la case est cochée, tous vos appelssortantsseront présentés en numéro masqué
• Fournir Identifiant d'appelant pour les appels entrants : si cette case est décochée, tous vos appelsentrantsseront indiqués comme anonyme même si l’appelant présente bien son numéro d’appel.
• Fournir Nom d'appelant pour les appels entrants : si l’opérateur appelant présente dans la trame de l’appel un nom, celui-ci sera présenté. Si cette case est décochée et que vous avez le numéro présenté dans vos contacts personnels, le nom de ce contact sera quand même présenté.

Renvoi d’Appels

Par défaut, lorsque vous utilisez les StarCodes (code d'accès) adéquats pour les renvois d’appels depuis votre téléphone, il vous est demandé d’indiquer le numéro de renvoi.

Si les cases sont décochées, le système appliquera le renvoi automatiquement sur le dernier numéro mémorisé dans vos paramètres deGestion des Appels (Accueil).

Rappel des codes d’accès

• Renvoi Inconditionnel : code d’accès *72
• Renvoi sur occupation : code d’accès *90
• Renvoi si sans réponse : code d’accès *92

Tous les codes d’accès (StarCodes) sont disponibles ici :

https://wiki.openip.fr/doku.php?id=faq:metacentrex:start&redirect=1#liste-des-starcodes-metacentrex

Blocage d’Appel

Vous pouvez paramétrer votre ligne MetaCentrex afin que les appels sortants soient bloqués vers certaines destinations.

Attention ! Seules les destinations suivantes sont utilisées sur MetaCentrex

• Nationaux et Portables : tous numéros sur 10 chiffres commençant par 01/02/03/04/05/06/07/09
• Internationaux : tous numéros commençant par 00
• Numéros surtaxés : tous numéros commençant par 08 ou tous numéros courts hors numéros d’urgence
• Codes d'accès : tous numéros commençant par * (voir liste disponible ici :https://wiki.openip.fr/doku.php?id=faq:metacentrex:start&redirect=1#liste-des-starcodes-metacentrex). Ex : consultation de la messagerie vocale *318, renvoi inconditionnel *72
• Codes d'accès qui changent de configuration : tous numéros commençant par * qui modifient la configuration de votre ligne (voir liste disponible ici :https://wiki.openip.fr/doku.php?id=faq:metacentrex:start&redirect=1#liste-des-starcodes-metacentrex). Ex : renvoi inconditionnel *72

Bouton Appelez-moi

Vous pouvez activer ou désactiver temporairement les boutonsAppelez-moique vous avez paramétré en amont depuis la pageTéléchargements. Vous pouvez aussi annuler la configuration des boutons existants les rendant ainsi inactifs définitivement.

Paramètres de Message

La page de Paramètres de Message est disponible dans l’encartVos Servicesen cliquant sur l’icône suivant

Général

• Activer le filtrage en temps réel : Le filtrage en temps réel fait sonner votre lorsqu'un appel est renvoyé automatiquement à la messagerie vocale. Vous pouvez décrocher le téléphone et entendre le message vocal pendant que celui-ci est enregistré sans que l'appelant sache que vous êtes à l'écoute.
• Activer la messagerie vidéo : optioninactivesur MetaCentrex. Les licences MetaCentrex ne supporte pas les appels vidéo.
• Renvoi les messages vocaux et fax par email : En cochant cette case, vous pouvez décider que tous vos messages vocaux et/ou fax (si vous avez souscrit à une Option Fax Utilisateur) soient transférés sur votre boite email. Il vous suffit alors de cliquer sur « Ajouter une adresse email »

Il vous suffit ensuite de définir pour chaque adresse email référencée si celle-ci est utilisée pour recevoir les messages vocaux et/ou fax

Par défaut en activant cette option, les messages vocaux et/ou fax seront transférés sur les boites email définies et seront retirés du serveur MetaCentrex, vous n’aurez donc pas d’indication de nouveaux messages sur votre téléphone certifié MetaCentrex ou sur votre Softphone Accession. Si vous désirez garder une trace sur le serveur MetaCentrex, il suffit de cocher l’option « Laisser l'original dans la boîte de réception »

• Inclure les liens d’action dans les emails : cette option n’est pas disponible sur leslicences Simple. Cette option permet d’inclure les liens d’action dans l’email contenant votre message vocal (supprimer / marquer comme lu / consulter la boite vocale).

Accès à la boîte de réception

• Désactivation du code PIN : par défaut à chaque fois que vous consulter votre messagerie vocale (*318) depuis votre téléphone ou softphone, il vous est demandé de composer votre code PIN personnel (code PIN EAS). Vous pouvez en cochant cette option faire en sorte que ce code PIN ne vous soit jamais demandé. Cette option est fonctionnelle que si l’option suivante « Connexion rapide » est active.

• Connexion rapide : par défaut, cette option est active. Cela vous permet de ne pas avoir à vous authentifier en indiquant votre numéro de téléphone lorsque vous consulter votre messagerie. Si cette option est désactivée, à chaque fois que vous consulterai votre messagerie vocale, il vous sera alors demandé d’indiquer votre numéro de téléphone et le code PIN associé (même si l’option « désactivation du code PIN » est active).

• Lecture automatique des messages vocaux : si cette option est active, les nouveaux messages vocaux sont automatiquement lus lorsque vous vous connectez à la messagerie vocale. Si l’option est inactive, il vous est indiqué la présence de nouveaux messages vocaux et vous avez le choix de les écouter ou non en suivant les indications du menu vocal de la messagerie.
• Fax en lecture automatique : si cette option est active, les nouveaux fax sont automatiquement lus (date, heure, expéditeur) lorsque vous vous connectez à la messagerie vocale. Si l’option est inactive, il vous est indiqué la présence de nouveaux fax et vous avez le choix de les écouter ou non en suivant les indications du menu vocal de la messagerie.
• Consultation des messages vocaux : vous pouvez choisir lorsque vous consultez votre messagerie vocale d’avoir :
  • Détails et Message
  • Message seulement
  • Détails seulement

Messages d'accueil de la boîte vocale

Vous pouvez ici personnaliser ce que les appelants entendront lorsqu’ils seront renvoyés vers votre messagerie vocale.

Vous pouvez soit enregistrer votre fichier audio via le micro de votre ordinateur, soit télécharger sur votre licence un fichier audio présent sur votre disque dur (le fichier audio doit être au formatWAV 16Khz 16Bits Mono PCM).

Vous avez à disposition différents types d’annonces de messagerie. Pour chaque type d’annonce vous avez des options différentes en cliquant sur

• Absence prolongée :annonce personnelle enregistrée par l’utilisateur utilisée en cas de longue absence.
  • Option « Permettre aux appelants de laisser un message » : si cette option est décochée, l’appelant entendra l’annonce vocale mais ne pourra pas déposer de message (répondeur non enregistreur)
  • Option « Utiliser un message d'accueil d'absence prolongée différent dans mon entreprise » : l’annonce vocale entendu par les appelants sera différente si l’appelant fait partie du même compte MetaCentrex (Business Group)

• Renvoyer les appels :inactif, message par défaut du système
  • Option « Choisir ce message lorsque je suis en ligne » : annonce différente lorsque la ligne est occupée c’est à dire que le nombre maximum d’appels simultanés est atteint.
  • Option « Choisir ce message en dehors des heures de bureau » : l’annonce vocale entendu par les appelants sera différente si l’appel est effectué en dehors des heures de bureau.\\Attention ! la définition des heures d’ouverture et de fermeture se configure en appelant votre messagerie vocale dans les paramètres avancés.Cela ne correspond pas du tout aux horaires hebdomadaires d’une licence Full Meeting Avancée.Une fois les horaires d’ouverture et fermeture configuré sur votre messagerie vocale, vous n’aurez aucune visibilité sur votre portail utilisateur de ces horaires sauf en consultant votre messagerie vocale.
  • Option « Choisir ce message pour les appels internes » : l’annonce vocale entendu par les appelants sera différente si l’appelant fait partie du même compte MetaCentrex (Business Group)
    
    
• Personnel :annonce personnelle enregistrée par l’utilisateur
  • Option « Choisir ce message lorsque je suis en ligne » : annonce différente lorsque la ligne est occupée c’est à dire que le nombre maximum d’appels simultanés est atteint.
  • Option « Choisir ce message en dehors des heures de bureau » : l’annonce vocale entendu par les appelants sera différente si l’appel est effectué en dehors des heures de bureau.\\Attention ! la définition des heures d’ouverture et de fermeture se configure en appelant votre messagerie vocale dans les paramètres avancés.Cela ne correspond pas du tout aux horaires hebdomadaires d’une licence Full Meeting Avancée.Une fois les horaires d’ouverture et fermeture configuré sur votre messagerie vocale, vous n’aurez aucune visibilité sur votre portail utilisateur de ces horaires sauf en consultant votre messagerie vocale.
  • Option « Choisir ce message pour les appels internes » : l’annonce vocale entendu par les appelants sera différente si l’appelant fait partie du même compte MetaCentrex (Business Group)

• Par défaut -avec un nom :le message d'accueil normal est lu, mais avec votre nom enregistré inclus.
  • Option « Choisir ce message lorsque je suis en ligne » : annonce différente lorsque la ligne est occupée c’est à dire que le nombre maximum d’appels simultanés est atteint.
  • Option « Choisir ce message en dehors des heures de bureau » : l’annonce vocale entendu par les appelants sera différente si l’appel est effectué en dehors des heures de bureau.\\Attention ! la définition des heures d’ouverture et de fermeture se configure en appelant votre messagerie vocale dans les paramètres avancés.Cela ne correspond pas du tout aux horaires hebdomadaires d’une licence Full Meeting Avancée.Une fois les horaires d’ouverture et fermeture configuré sur votre messagerie vocale, vous n’aurez aucune visibilité sur votre portail utilisateur de ces horaires sauf en consultant votre messagerie vocale.
  • Option « Choisir ce message pour les appels internes » : l’annonce vocale entendu par les appelants sera différente si l’appelant fait partie du même compte MetaCentrex (Business Group)
    
    
• Par défaut avec un numéro :le message d'accueil normal du système est lu, en y incluant votre numéro de téléphone.
  • Option « Choisir ce message lorsque je suis en ligne » : annonce différente lorsque la ligne est occupée c’est à dire que le nombre maximum d’appels simultanés est atteint.
  • Option « Choisir ce message en dehors des heures de bureau » : l’annonce vocale entendu par les appelants sera différente si l’appel est effectué en dehors des heures de bureau.\\Attention ! la définition des heures d’ouverture et de fermeture se configure en appelant votre messagerie vocale dans les paramètres avancés.Cela ne correspond pas du tout aux horaires hebdomadaires d’une licence Full Meeting Avancée.Une fois les horaires d’ouverture et fermeture configuré sur votre messagerie vocale, vous n’aurez aucune visibilité sur votre portail utilisateur de ces horaires sauf en consultant votre messagerie vocale.
  • Option « Choisir ce message pour les appels internes » : l’annonce vocale entendu par les appelants sera différente si l’appelant fait partie du même compte MetaCentrex (Business Group)

• Système :le message d'accueil normal du système est lu, sans informations d'identification.
  • Option « Choisir ce message lorsque je suis en ligne » : annonce différente lorsque la ligne est occupée c’est à dire que le nombre maximum d’appels simultanés est atteint.
  • Option « Choisir ce message en dehors des heures de bureau » : l’annonce vocale entendu par les appelants sera différente si l’appel est effectué en dehors des heures de bureau.\\Attention ! la définition des heures d’ouverture et de fermeture se configure en appelant votre messagerie vocale dans les paramètres avancés.Cela ne correspond pas du tout aux horaires hebdomadaires d’une licence Full Meeting Avancée.Une fois les horaires d’ouverture et fermeture configuré sur votre messagerie vocale, vous n’aurez aucune visibilité sur votre portail utilisateur de ces horaires sauf en consultant votre messagerie vocale.
  • Option « Choisir ce message pour les appels internes » : l’annonce vocale entendu par les appelants sera différente si l’appelant fait partie du même compte MetaCentrex (Business Group)

Notifications

La page de Notificatrions est disponible dans l’encartVos Servicesen cliquant sur l’icône suivant

Indicateur de message en attente

Lors de la création de votre licence MetaCentrex, votre numéro a été automatiquement ajouté à la liste des notifications (MWI). Cela vous permet d’être notifié sur votre téléphone certifié MetaCentrex et/ou sur votre softphone Accession Communicator qu’un nouveau message vocal et/ou fax a été déposé.

Vous ne pouvez pas ajouter d’autres numéros de téléphone ce qui implique vous ne nous pouvez pas être notifié sur votre poste d’un nouveau message vocal et/ou fax déposé sur une autre licence MetaCentrex. Voici le message d’erreur si vous essayez un autre numéro de téléphone.

Email

Cette option est inactive sur MetaCentrex. Vous pouvez ajouter un email mais cela n’aura aucune incidence.

Rappels

La page de Rappels est disponible dans l’encartVos Servicesen cliquant sur l’icône suivant

Cette page permet de paramétrer des Alarmes ponctuelles ou périodiques sur votre ligne MetaCentrex.

En cliquant sur le bouton, vous pouvez créer de nouvelles alarmes.

Vous devez alors indiquer :

• une description
• définir une période
  • immédiatement : choisir une date et une heure de rappel
  • chaque jour ouvrable : choisir une heure de rappel
  • chaque jour : choisir une heure de rappel
• enregistrer votre annonce de rappel (alarme) via le micro de votre ordinateur

A la date et heure convenu, le système appellera alors votre ligne MetaCentrex en vous indiquant que vous avez un rappel programmé et vous avez la possibilité d’écouter ce rappel (message enregistré préalablement).

Pour les rappels immédiats, ceux-ci seront effacés du serveur une fois le rappel effectué.

Tableau de bord agent

La page de Tableau de bord agent est disponible dans l’encartVos Servicesen cliquant sur l’icône suivant (si vous êtes membre d’un groupementsupervisé)

En cliquant sur cette icône, une nouvelle page s’ouvre sur votre navigateur.

Cette page vous permet d’avoir en temps réel une visibilité des appels en cours sur le groupement supervisé dont vous êtes membre. Pour plus dé détail, veuillez-vous référer au guide d’utilisation de l’Option Superviseur.

Informations personnelles

Vous retrouvez vos informations personnelles en base de page du portail utilisateur

Mes numéros

En cliquant sur le lien « Mes numéros » vous retrouvez votre numéro d’appel, ainsi que votre numéro de fax associé si vous avez souscrit à l’option Fax Utilisateur.

Si vous avez connecté un poste certifié sur votre licence MetaCentrex, un lien « Paramétrer les touches » est alors disponible.

En cliquant sur le lien « Paramétrer les touches », vous accédez à la page de configuration de votre téléphone certifié.

Licences attribuées

Cette option est seulement visible avec les licences Full Meeting, Full Conferencing et Full Meeting Avancée. Cependant cette option estinactivesur MetaCentrex.

Sécurité

Vous retrouvez vos paramètres de sécurité en base de page du portail utilisateur

Modifier le mot de passe

En cliquant sur le lien « Modifier le mot de passe », vous pouvez modifier votre mot de passe personnel (Mot de passe EAS) qui vous permet de vous connecter au portail utilisateur, au portail administrateur (si vous avez les droits nécessaires) et au softphone Accession Communicator.

Ce mot de passe est aussi utilisé dans les téléphones Yealink pour la synchronisation des contacts (pour plus de détail, se référer au guide de mise en service des téléphones Yealink)

Le mot de passe doit :

• Avoir de 12 à 20 caractères.
• Ne pas avoir le même chiffre répété plus de 2 fois de suite.
• Doit avoir au moins 1 chiffre.
• Avoir au moins 1 lettre(s).
• Doit avoir au moins 1 caractère spécial.
• Ne pas être une séquence logique telle que 12345 ou 54321.
• Ne pas contenir un numéro (ou une partie du numéro) de téléphone associé à ce compte.

Une fois votre mot de passe modifié, vous recevrez un email indiquant cette modification sur la boite email qui a été référencée lors de votre première connexion sur le portail utilisateur.

Changement du code PIN de vos services téléphoniques

Ce code PIN est inutilisé sur MetaCentrex

Modifier l’Email de sécurité

Lors de votre première connexion sur votre portail utilisateur, il vous a été demandé de paramétrer un email de sécurité afin de recevoir des notifications en cas de modification de mot de passe ou afin de vous permettre de récupérer votre mot de passe (Mot de Passe oublié).

Vous pouvez en cliquant sur le lien « Modifier l’Email de sécurité » modifier cet email.

Changement du code PIN de la messagerie vocale

En cliquant sur le lien « Changement du code PIN de la messagerie vocale », vous pouvez modifier votre code PIN personnel (Code PIN EAS) qui vous permet de vous connecter à votre messagerie vocale.

Le code PIN de votre boîte vocale doit :

• Se composer uniquement de chiffres.
• Avoir de 6 à 8 caractères.
• Ne pas avoir le même chiffre répété plus de 2 fois de suite.
• Ne pas être une séquence logique telle que 12345 ou 54321.
• Ne pas contenir un numéro (ou une partie du numéro) de téléphone associé à ce compte.

Une fois votre code PIN de messagerie vocale modifié, vous recevrez un email indiquant cette modification sur la boite email qui a été référencée lors de votre première connexion sur le portail utilisateur.

Pour rappel, ce code PIN est demandé par défaut à chaque fois que vous consultez votre messagerie vocale depuis votre téléphone ou softphone à moins d’avoir désactiver cette option dans vos paramètres de messages.

Support

Vous retrouvez vos paramètres de Support en base de page du portail utilisateur

Aide

En cliquant sur le lien « Aide », vous pouvez ouvrir une nouvelle fenêtre proposant l’aide complète sur le portail utilisateur

Téléchargements

En cliquant sur le lien « Téléchargements », vous accédez à la page de téléchargement qui vous permet de télécharger votre softphone Accession Communicator pour PC / MAC et de configurer vos boutons Appelez-moi.

Envoyer des commentaires

En cliquant sur le lien « Envoyer des commentaires », vous pouvez joindre les équipes techniques de MetaCentrex afin de leur soumettre une problématique rencontrée ou une demande d’évolution éventuelle du portail utilisateur.

Communiquer

Le boutonen haut de votre portail utilisateur vous permet d’appeler un numéro depuis votre téléphone ou depuis un autre téléphone gratuitement et d’initier une réunion Accession Meeting (si vous avec une licence Full Meeting, Full Conferencing ou Full Meeting Avancée).

Appeler

Le lien « Appeler » vous permet de joindre un numéro depuis votre téléphone ou depuis un autre téléphone gratuitement. Il vous suffit pour cela de préciser la destination d’appel et le numéro qui devra joindre cette destination. Une fois l’appel lancé, la plateforme MetaCentrex va d’abvord joindre le numéro indiqué comme appelant, puis une fois que celui-ci aura décroché, la plateforme mettra en relation cet appel avec la destination indiquée.

Commencer Réunion

Le lien « Commencer réunion » va ouvrir une nouvelle page sur votre navigateur afin d’initier une réunion Accession Meeting (ce lien n’est disponible qu’avec les licences Full Meeting, Full Conferencing ou Full Meeting Avancée)

Pour plus de détails, se référer au guide d’utilisation de Accession Meeting.